Pourquoi vous perdez du temps tous les mois et … comment le récupérer !

On est tous d’accord : devenir parent, c’est beaucoup de bonheur… mais aussi beaucoup de fatigue et de stress. La santé de votre enfant, son bien être, son épanouissement vous occupe la tête, les moments de bonheur passés avec lui et la logistique pour que tout roule autour de lui vous prennent tout votre temps. Alors la gestion administrative de la nounou au milieu de tout ça… votre rêve serait de la réduire au minimum tout en étant un parent-employeur au top (le beurre et l’argent du beurre 😉 ) !

Vous aimeriez bien prendre de la “potion magique spécial parents employeurs” afin de réduire le temps passé à calculer le salaire de l’assmat, gérer ses congés, les absences, bref que tout soit “vite fait, (super) bien fait”, sans même y penser ?

Chaque mois, vous sous-estimez le temps que ça prend : vous vous connectez à Pajemploi pour faire votre déclaration, et au moment de saisir les chiffres, oups vous vous rappelez que non, ce n’est pas la même chose que le mois précédent ! Jour férié, absence, congés, heures sup,… Ca change tout le temps. Alors vous reprenez votre calculatrice, vous perdez du temps à faire des calculs compliqués tout ça pour ne même pas être sûr(e) de vous être trompé(e) à la fin, grrrrrrr 😡 !

Vous avez beau avoir envie de faire les choses bien, l’assmat vous demande des explications presque tous les mois (la pauvre en a marre aussi!). Et encore l’assmat qui proteste, c’est le meilleur des cas, car souvent c’est Pajemploi qui bloque une aide ou bien vous vous rendez compte au bout de plusieurs mois que vous avez, suite à une erreur, une grosse régularisation à verser. Et hop, c’est reparti pour des heures de calcul et de vérification !

Pourquoi tout ce temps passé ? Ce qui vous fait perdre du temps est sans doute dû à un de ces 5 facteurs, ou peut être les 5 à la fois ! Ensemble, nous allons voir comment faire pour éviter de continuer comme ça et gagner en temps, et en sérénité !

Cause de perte de temps n°1 : la fiche de paie Pajemploi

Vous croyez que déclarer à Pajemploi suffit à faire les choses bien. C’est eux l’organisme officiel après tout, non ?

Pourtant, non : le responsable en cas d’erreur de calcul ou d’information manquante c’est vous ! Le responsable vis à de votre assistante maternelle, et vis à vis de la loi c’est vous !

Si vous faites une erreur de calcul, ou de saisie, Pajemploi la répercute telle quelle.

Normal,ce n’est pas son rôle de vérifier vos déclarations : Pajemploi ne peut pas savoir que votre enfant a été malade et vérifier le salaire versé à cette occasion. Ni s’assurer que l’indemnité de congés payés que vous avez versée est la bonne.

Avec une fiche de paie automatique qui fait tous les calculs à votre place, plus de risque d’erreurs de calcul, et donc plus de risque de conflit avec la nounou à ce sujet, ou de voir vos aides financières supprimées !

Anne-Elodie, une de nos clientes, en a fait l’expérience “J’ai adoré dans votre fiche de paie le petit calcul pajemploi très pratique pour ne pas se tromper. Car eux ne vérifient jamais les calculs. D’ailleurs j’ai envoyé un rectificatif après avoir pris votre formule pour corriger les 4 mois précédents !”

Cause de perte de temps n° 2 : les retards, microbes divers et autres empêcheurs de tourner en rond

Bah oui, s’il y a un mot que vous avez appris à connaître depuis que vous avez décidé d’embaucher une assmat, c’est celui-ci : mensualisation. Toutes les assmats que vous avez vu en entretien vous ont parlé de leur “mensu”, vous vous êtes creusé la tête pour calculer la mensualisation de votre nounou avant de signer le contrat… Bref vous aviez compris qu’une fois ce calcul fait, vous n’auriez plus qu’à verser le même salaire tous les mois et basta !

Oui … mais non ! Parce que d’abord, il est fréquent de ne pas verser le salaire mensualisé : presque tous les mois, il y a un petit quelque chose qui change le calcul du salaire.

Votre enfant ou la nounou ont été malades, elle a pris une journée sans solde, elle a pris des congés, des ponts, a chômé des jours fériés… Ou vous avez fini plus tard deux soirs du fait d’une réunion et vous avez donc des heures complémentaires à payer. A chaque fois le calcul du salaire change !

Et puis la rémunération de la nounou, c’est ⅔ de salaire et … ⅓ d’autre chose, qui varie tous les mois : majoration des heures supplémentaires, indemnités d’entretien, frais de repas, frais kilométriques, …

Prenez l’assmat de Lili  : en Août, elle n’a pas travaillé de tout le mois et a perçu simplement 620 € de salaire mensualisé.
En Septembre, elle a travaillé 23 jours dans le mois et a perçu 620 € de salaire + 138 € d’indemnités d’entretien + 92 € de frais de repas + 30 € d’indemnités kilométriques = 880 € de rémunération.
En Octobre le papa de Lili a dû faire des heures sup et aller la chercher plus tard, mais elle n’a pas travaillé pendant 2 semaines de congés scolaires. Du coup elle a perçu 620 € + 72 € d’indemnités d’entretien + 48 € de frais de repas + 15 € de frais kilométriques + 39 € d’heures complémentaires soit 800 €.
Bref le montant que les parents de Lili doivent verser à leur nounou varie tous les mois.

Et ils ne sont pas une exception : c’est comme ça pour tout le monde 😉

Voilà pourquoi tous les mois, avant de faire la déclaration Pajemploi vous faites des calculs, des calculs, des calculs,… Avec comme résultat un montant à payer donc vous n’êtes même pas certain(e) !

Cause de perte de temps n°3 : compter sur sa nounou pour les calculs et vérifications

Votre assmat vous a proposé gentiment de vous dire tous les mois ce que vous devez lui payer et déclarer à Pajemploi et du coup vous préférez vous reposer sur elle ? Et puis après tout c’est elle la professionnelle, elle doit savoir mieux que vous calculer son salaire, non ?

Et bien, … non ! Votre nounou est ass mat, pas prof de maths (hum, désolés pour le mauvais jeu de mot 😳 ). Elle fait très bien SON travail, elle assure pour tout ce qui est bien être et épanouissement de votre enfant mais cela ne veut pas dire pour autant qu’elle est experte en calculs de salaire ! Vous galérez déjà à faire ces calculs, imaginez ce qu’elle peut faire avec des enfants (adorables, au demeurant 😉 ) dans les pattes 12 h par jour.

Alors certes elle a plus l’habitude que vous de le faire, mais cela ne garantit en rien qu’elle ne fait pas d’erreurs de calculs (involontaires bien sûr !), et que vous n’aurez pas de problèmes après, qui peuvent vous coûter cher. Et puis, honnêtement, vous ne préféreriez pas qu’elle donne toute son attention à votre enfant plutôt que d’être préoccupée par des calculs de salaires ?

Nicolas laissait son assmat lui dire quoi payer jusqu’à ce qu’elle tombe malade. A fond de son lit avec 39 de fièvre, elle ne pouvait plus rien faire. Après plusieurs heures de calcul et de râleries, de vérification et de revérification, il s’est aperçu que sa nounou s’était trompée, et qu’il ne payait pas autant qu’il aurait dû. Certes le différentiel n’était que d’une trentaine d’euros par mois mais… depuis plus de 2 ans qu’il l’employait, il a dû faire un chèque de 800 €. Sans aide Pajemploi ni crédit d’impôts… Il s’est aussi aperçu que ces calculs prenaient beaucoup de temps, et que sa nounou, qui pourtant ne se plaignait jamais, devait y sacrifier une partie de ses week-ends. Nicolas n’a pas été fier de s’avouer qu’il gâchait sans le vouloir des heures précieuses de la vie de famille de sa nounou chérie. Il a décidé de changer les choses et de faire lui-même la paie à l’avenir !

Enfin avouez-le : ça n’est pas très normal que ce soit votre assmat qui calcule son propre salaire, si ? 😉 C’est vous l’employeur, même si vous n’avez pas demandé à l’être 🙂

Cause de perte de temps n° 4 : se noyer dans l’océan d’informations

Vous avez bien vu dans la Convention Collective de votre assmat “Un bulletin de paie est délivré chaque mois.” Mais comme vous avez lu partout que Pajemploi le fait, vous n’avez même pas songé à en faire un autre vous même.

Et puis cette information a été noyée au milieu d’un millier d’autres infos, souvent contradictoires, sur les assmats. Vous avez eu tellement de nouvelles informations ces derniers mois que vous n’y voyez plus clair. Vous ne saviez même pas qu’il est possible de faire soi même sa fiche de paie pour éviter un tas de calamités !

La fiche de paie ce n’est pas QUE un papier indiquant le montant payé à l’assmat ! Bien faite c’est surtout un outil redoutable, qui peut faire tous les calculs à votre place. Et aussi un outil d’information et de communication avec votre assmat.

Votre assmat sera rassurée de voir au travers de cette fiche de paie comment vous avez calculé son salaire (aucun détail ne figure sur les fiches de paie Pajemploi), de constater que vous n’avez pas fait d’erreurs de calculs, d’observer que vous avez pris en compte tous les détails de la paie, des congés etc. Et surtout elle verra ainsi que vous ne lui cachez rien : cette transparence va renforcer la relation de confiance que vous avez créée avec elle.

Cécile en a fait l’expérience : les premiers lundis du mois étaient son cauchemar. Elle glissait toujours le chèque de son assmat dans sa boîte aux lettres le samedi matin précédent. Et le lundi, c’était “explication de textes”. Elle avait beau amener sa déclaration Pajemploi imprimée, il y avait toujours un détail ou un calcul dont elle ne se souvenait plus et qu’elle ne pouvait pas expliquer à son assmat.

Elle a décidé de prendre le taureau par les cornes et de faire une fiche de paie complète à son assmat. Le 1er mois elle a passé 15 mn à lui expliquer. Le 2e mois, 10 mn. Et maintenant, le premier lundi du mois est un lundi comme les autres… Son assmat est rassurée : son employeuse est “carrée” et transparente. Elle lui fait maintenant 100% confiance pour les calculs de salaire.

Cause de perte de temps n°5 : vous vous sous-estimez !

Vous aimeriez faire des fiches de paie tous les mois à la nounou, vous simplifier la vie, lui simplifier la sienne mais… vous ne vous sentez pas suffisamment armé(e), vous n’avez pas les compétences … D’ailleurs rien qu’à penser à un tableau excel vous avez le cerveau qui plante alors… vous avez peur si vous vous lancez de vous tromper ou d’y passer des heures.

Pourtant, vous pouvez vous faire confiance !

Vous avez déjà fait le plus dur ! Vous vous êtes renseigné(e) sur les modes de garde, vous avez décidé lequel vous convenait, vous avez trouvé une super assistante maternelle, vous vous êtes renseigné(e) sur le droit des assmat, vous avez rédigé un contrat de travail, calculé son salaire mensualisé (ha, ha, parlons-en du salaire mensualisé 😉 )…

On dit toujours “c’est le 1er pas qui coûte”. Vous, vous n’en êtes plus au 1er pas, mais au dixième 😉 . Et franchement avec les bons outils, les bons conseils, les bonnes infos, le 11e va vous paraître facile : aucune raison de ne pas y arriver !

Marion déteste les tableurs, Excel en tête : “je ne comprends jamais ce que je dois faire”. Elle a surmonté cela et a ouvert la fiche de paie Zen avec mon Assmat. Les 5 premières minutes ont été intenses, mais elle s’est détendue rapidement. Elle s’est laissée guider et en moins de 15 minutes, elle avait établi sa 1ere fiche de paie, et est allée fièrement la montrer à son mari ! Le mois suivant, tout était bouclé en moins de 10 minutes !

Vous êtes convaincu(e) mais là… ce n’est pas le moment de vous en occuper ? Vous êtes fatigué(e), débordé(e) depuis l’arrivée du bébé ? Vous gérerez ça plus tard, dans quelques mois ? Ou bien vous vous dites qu’il est trop tard, car vous employez votre assistante maternelle depuis un an déjà ?

Pourtant, c’est le moment de le faire : il n’est jamais ni trop tard, ni trop tôt pour bien faire.

Rappelez-vous : c’est un investissement ! Un peu de temps à passer au départ certes, mais qui va vous faire économiser tellement de temps et de stress par la suite… Faites-vous ce cadeau ! Dégagez quelques heures (2 ou 3) dans votre emploi du temps pour prendre les choses en main, et faire des fiches de paie complètes et claires.

Par où commencer ? Comment faire ? La prochaine fois, nous vous donnerons des conseils concrets et pratiques pour y arriver.